Cách tạo bảng tính chi phí và thu nhập trong Microsoft Excel

Tạo bảng tính chi phí và thu nhập có thể giúp bạn quản lý tài chính cá nhân của mình. Nó có thể là một bảng tính đơn giản cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về tài khoản của mình và theo dõi các khoản chi tiêu chính. Đây là cách thực hiện trong Microsoft Excel.

Tạo một danh sách đơn giản

Trong ví dụ này, chúng tôi chỉ muốn lưu trữ một số thông tin chính về từng khoản chi phí và thu nhập. Nó không cần phải quá phức tạp. Dưới đây là một ví dụ về một danh sách đơn giản với dữ liệu mẫu.

Nhập các tiêu đề cột cho thông tin bạn muốn lưu trữ về từng khoản chi phí và hình thức thu nhập, cùng với một vài hàng dữ liệu như hình trên. Hãy suy nghĩ về cách bạn muốn theo dõi dữ liệu này và cách bạn liên quan đến nó.

Những dữ liệu mẫu này là hướng dẫn. Nhập thông tin theo cách mà bạn hiểu.

Định dạng danh sách dưới dạng bảng

Định dạng phạm vi dưới dạng bảng giúp thực hiện tính toán và kiểm soát định dạng dễ dàng hơn.

Bấm vào bất kỳ đâu trong danh sách dữ liệu, sau đó chọn Chèn > Bảng.

Đánh dấu phạm vi dữ liệu trong danh sách mà bạn muốn sử dụng. Đảm bảo phạm vi là chính xác trong cửa sổ “Tạo bảng” và hộp “Bảng của tôi có tiêu đề” được chọn. Nhấp vào “OK” để tạo bảng.

Danh sách hiện được định dạng dưới dạng bảng. Kiểu định dạng màu xanh lam mặc định cũng sẽ được áp dụng.

Khi thêm nhiều hàng vào danh sách, bảng sẽ tự động mở rộng và áp dụng định dạng cho các hàng mới.

Nếu bạn muốn thay đổi kiểu định dạng của bảng, hãy chọn bảng của bạn, nhấp vào nút “Thiết kế bảng”, sau đó nhấp vào nút “Thêm” ở góc của thư viện kiểu bảng.

Điều này sẽ mở rộng bộ sưu tập với một danh sách các phong cách để lựa chọn.

Bạn cũng có thể tạo kiểu của riêng mình hoặc xóa kiểu hiện tại bằng cách nhấp vào nút “Xóa”.

Đặt tên cho bảng

Chúng tôi sẽ đặt tên cho bảng để giúp dễ dàng tham chiếu các công thức và các hàm Excel khác.

Để thực hiện việc này, nhấp vào bảng và sau đó chọn nút “Thiết kế bảng”. Sau đó, nhập một tên có ý nghĩa, chẳng hạn như “Accounts2020” trong trường Tên bảng.

Cộng tổng thu nhập và chi phí

Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng giúp dễ dàng thêm tổng số hàng cho thu nhập và chi phí.

Bấm vào bảng, chọn “Thiết kế bảng” rồi đánh dấu vào ô “Tổng hàng”.

Tổng số hàng được thêm vào dưới cùng của bảng. Theo mặc định, nó sẽ thực hiện các phép tính ở cột cuối cùng.

Trong bảng của tôi, cột cuối cùng là cột chi phí, vì vậy các giá trị này được cộng lại.

Bấm vào ô mà bạn muốn dùng để tính tổng trong cột thu nhập, chọn mũi tên danh sách, rồi chọn phép tính tổng.

Bây giờ có tổng thu nhập và chi phí.

Khi bạn có thu nhập hoặc chi phí mới để thêm, hãy nhấp và kéo núm điều khiển thay đổi kích thước màu xanh lam ở góc dưới bên phải của bảng.

Kéo xuống số hàng bạn muốn thêm.

Nhập dữ liệu mới vào các hàng trống phía trên hàng tổng. Tổng số sẽ được cập nhật tự động.

Tóm tắt thu nhập và chi phí của bạn theo tháng

Điều quan trọng là phải lưu giữ hồ sơ tổng hợp về số tiền được ghi có vào tài khoản của bạn và số tiền bạn chi tiêu. Tuy nhiên, sẽ hữu ích hơn khi xem các tổng số này được nhóm theo tháng và xem số tiền bạn chi tiêu trong các danh mục chi phí khác nhau hoặc cho các loại chi phí khác nhau.

Để tìm những câu trả lời này, bạn có thể tạo một bảng tổng hợp.

Nhấp vào bảng, chọn tab “Thiết kế bảng”, sau đó chọn “Tóm tắt bằng PivotTable”.

Cửa sổ Tạo PivotTable sẽ hiển thị bảng dưới dạng dữ liệu để sử dụng và đặt bảng tổng hợp vào một trang tính mới. Nhấp vào nút “OK”.

Bảng tổng hợp sẽ xuất hiện ở bên trái và danh sách trường ở bên phải.

Đây là bản trình diễn nhanh sẽ dễ dàng tóm tắt chi phí và thu nhập của bạn bằng cách sử dụng bảng tổng hợp. Nếu bạn chưa quen với PivotTable, hãy xem bài viết chuyên sâu này.

Để xem bảng phân tích chi phí và thu nhập theo tháng, hãy kéo cột “Ngày” vào khu vực “Hàng” và cột “Đầu vào” và “Đầu ra” vào khu vực “Giá trị”.

Lưu ý rằng các cột có thể có các tên khác nhau.

Trường “Ngày” được tự động nhóm thành các tháng. Các trường “Vào” và “Ra” được cộng lại với nhau.

Trong bảng tổng hợp thứ hai, bạn có thể xem bản tóm tắt chi phí của mình theo danh mục.

Nhấp và kéo trường ‘Danh mục’ thành ‘Hàng’ và trường ‘Đầu ra’ thành ‘Giá trị’.

Bảng tổng hợp sau đây được tạo để tóm tắt chi phí theo danh mục.

Cập nhật bảng tổng hợp thu nhập và chi phí của bạn

Khi các hàng mới được thêm vào bảng thu nhập và chi phí, hãy chọn tab “Dữ liệu”, nhấp vào mũi tên “Làm mới tất cả”, sau đó chọn “Làm mới tất cả” để cập nhật cả hai bảng tổng hợp.